Externalisation administrative

Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative est une pratique qui consiste à déléguer tout ou partie des tâches administratives. En principe, il s’agit de missions à faible valeur ajoutée, mais qui sont nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Cette solution est adoptée en particulier par les PME qui veulent disposer plus du temps pour assurer le développement et la pérennité de leurs activités.

L’entreprise est libre de définir les tâches à confier au prestataire :

• le secrétariat,
• la facturation,
• la gestion des échéances et créances clients,
• le recouvrement,
• la gestion financière,
• le traitement des données comptables.

Pourquoi externaliser ses activités administratives ?

En choisissant d’externaliser ses activités administratives, l’entreprise se libère des tâches chronophages, gagne du temps et en productivité. Les collaborateurs peuvent de ce fait se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée comme l’acquisition de nouveaux clients ou la fidélisation des clients existants.

D’autre part, le recours à l’externalisation administrative facilite l’organisation et le management. Il n’est pas nécessaire de recruter du personnel pour assurer ces missions, et il est plus facile de résilier un contrat de prestation qu’un contrat de travail CDI ou CDD.

De plus, en bénéficiant du savoir-faire et l’expérience du prestataire, l’entreprise dispose d’une équipe expérimentée pouvant travailler plus rapidement et avec plus d’efficacité. Ceci réduit les risques d’erreur, en particulier pour les tâches nécessitant des expertises spécifiques comme les tâches juridiques ou comptables. Mais ce n’est pas tout, ce professionnel est constamment au fait des innovations qui s’opèrent dans son domaine d’activité.

Quels sont les avantages à externaliser sa gestion administrative ?

Parmi les avantages de l’externalisation administrative figurent :

La maîtrise des coûts

L’externalisation de l’activité administrative peut être assimilée à un investissement à long terme. Au premier abord, cette solution peut se révéler coûteuse, mais à terme, elle permet de maîtriser le budget d’exploitation. En effet, le recrutement en interne implique des coûts assez élevés : charges salariales, formation, etc.

La flexibilité

Un contrat de prestation de gestion administrative est le plus souvent sans engagement, l’entreprise peut ainsi mettre un terme à celui-ci à tout moment, retirer ou encore ajouter des tâches, en fonction de l’évolution de ses besoins. Et comme les collaborateurs disposent de plus de temps, ils peuvent gagner en performance et consacrer leurs efforts sur la manière d’optimiser la rentabilité de l’entreprise : conquête de nouveaux clients, enrichissement de l’offre, amélioration de la satisfaction client.

La réactivité

L’entreprise qui choisit de confier les tâches administratives à un prestataire externe devient également plus réactive aux sollicitations de ses partenaires (clients, fournisseurs, autres prestataires, etc.).

La réduction des risques d’erreurs

Possédant des compétences et expériences nécessaires à la réalisation des tâches qui lui sont confiées, le prestataire maîtrise toutes les spécificités des procédures administratives, ce qui réduit les risques d’erreurs et d’oublis.

Une meilleure gestion du temps

Comme les collaborateurs sont déchargés des tâches administratives, ils peuvent améliorer la gestion de leur temps au quotidien.

Quelles sont les limites de l’externalisation administrative ?

En dépit de ses nombreux avantages, l’externalisation administrative présente aussi des limites :

• La phase de transition vers l’externalisation des tâches administratives peut se révéler compliquée au début, car ceci requiert une adaptation, mais aussi des ressources. De plus, cette pratique peut entraîner une perte de contrôle sur les tâches administratives déléguées, d’où l’importance de sélectionner un prestataire de confiance.
• La sécurité des données sensibles de l’entreprise est une autre préoccupation majeure, exigeant la mise en place de protocoles rigoureux pour garantir leur protection.
• Enfin, l’externalisation internationale peut occasionner des difficultés de communication, en raison des différences de fuseau horaire, ce qui requiert une attention particulière lors du choix du prestataire.

Quelles sont les étapes clés de l’externalisation administrative ?

Afin d’assurer la réussite de l’externalisation des activités administratives, il convient de suivre un processus rationnel :

La définition des besoins

Ceci consiste à cibler toutes les tâches pouvant être confiées à un prestataire externe, notamment celles qui sont chronophages. Il faut pour cela analyser le fonctionnement et les résultats de l’entreprise avant de rédiger le cahier des charges.

Le choix du prestataire

L’idéal est de choisir une entreprise à taille humaine et qui maîtrise parfaitement son domaine. Pour bien choisir son prestataire, il faut vérifier le niveau de satisfaction de ses clients pour s’assurer de la qualité de ses services.

La mise en place du contrat de prestation

Le contrat de prestation de service doit être rédigé avec le plus de précisions possible. Le document doit ainsi indiquer clairement le planning et la durée de la mission, le niveau de qualité et de performance exigé par l’entreprise, le coût de la prestation et tous les éléments chiffrables.

L’adaptation en interne

Cette étape consiste à réorganiser le mode de fonctionnement des collaborateurs et d’assurer le suivi régulier des activités externalisées. Pour cela, il est préférable de recourir à une solution logicielle spécifique.

L’attribution de nouvelles missions aux collaborateurs

Les collaborateurs libérés des tâches administratives externalisées peuvent prendre en main de nouvelles missions liées au cœur du métier de l’entreprise, une fois l’externalisation des activités administratives mise en place.