Externalisation comptabilité

Qu’est-ce que l’externalisation comptable ?

Lorsqu’une entreprise décide d’externaliser sa comptabilité, elle transfère tout ou partie des tâches à un expert-comptable, car elle n’a pas les compétences nécessaires en interne pour se charger de la gestion de la comptabilité, ou bien, les tâches comptables sont devenues trop importantes et fastidieuses.

Les deux parties sont ainsi liées par un contrat de prestation de services (lettre de mission), et le contenu de ce document dépend du choix de l’entreprise. En effet, celle-ci a la possibilité de sélectionner les tâches à confier à l’expert-comptable :

• La comptabilité générale et la comptabilité analytique
• La gestion de la paie et les déclarations sociales
• La gestion des factures (clients et fournisseurs)
• Les déclarations fiscales
• L’assistance juridique
• L’accompagnement dans la gestion financière

L’entreprise peut ainsi déléguer quelques-unes ou toutes ces tâches en fonction de ses besoins et contraintes.

Les avantages d’une comptabilité externalisée

L’externalisation comptable présente un certain nombre d’avantages, dont :

Le gain de temps

Pour les entreprises de petites tailles, la comptabilité fait partie des tâches chronophages, et l’externalisation permet de libérer du temps et de se concentrer davantage sur le développement de l’activité.

La sécurité

En confiant la gestion de sa comptabilité à un expert-comptable, l’entreprise ne s’expose pas aux risques d’erreur et d’omission pouvant entraîner des pénalités et des dépenses excédentaires.

La sérénité

L’entreprise n’a pas à se soucier de la préservation de la confidentialité de ses données et le fait de savoir que sa comptabilité est gérée par un expert permet de travailler dans un climat de sérénité au quotidien.

Les recommandations d’expert

À la différence d’autres prestataires de services, l’expert-comptable est tenu dans l’obligation de conseiller ses clients. Il doit de ce fait accompagner ces derniers dans l’établissement des prévisions financières et les orienter vers les opérations comptables qui leur permettent d’obtenir de meilleurs résultats. L’entreprise qui externalise sa comptabilité bénéficie ainsi des conseils et recommandations de vrais professionnels dans le domaine. D’autre part, cette pratique permet d’améliorer l’image et la fiabilité de l’entreprise auprès de l’administration fiscale.

Y’a-t-il des inconvénients à externaliser sa comptabilité ?

L’externalisation de la comptabilité présente également des inconvénients, notamment le coût de l’externalisation qui est assez élevé si l’entreprise choisit de confier plusieurs tâches à l’expert-comptable. Dans tous les cas, la lettre de mission présentée par ce professionnel doit indiquer clairement les tâches comptables qui lui seront déléguées et le montant de ses honoraires.
Mais aussi la perte d’autonomie, dans la mesure où l’entreprise qui externalise la gestion de sa comptabilité s’expose à la perte d’autonomie. En effet, les dirigeants n’ont plus le total contrôle des opérations comptables et ne peuvent pas prendre des décisions stratégiques sans consulter l’avis de l’expert-comptable. D’ailleurs, il n’est pas évident d’accéder rapidement aux données financières, car celles-ci sont en possession de ce professionnel.

Les éléments du contrat d’externalisation de la comptabilité

La lettre de mission ou le contrat d’externalisation de la comptabilité doit détailler les obligations de l’entreprise et de l’expert-comptable.
Ainsi, les informations sur l’entreprise (raison sociale, forme juridique, le secteur d’activité, le nombre des collaborateurs et celui des fiches de paie, le nombre des pièces comptables, fiscales et juridiques, et celui des factures), mais aussi les tâches qui seront transférées à l’expert-comptable et les honoraires de ce dernier doivent y figurer.
Il faut également préciser les conditions dans lesquelles les prestations seront réalisées.

Combien coûte l’externalisation de la comptabilité ?

En moyenne, les honoraires d’un expert-comptable sont d’environ 80 euros HT par heure. Mais, le plus souvent, les tarifs pratiqués sont plus chers en région parisienne. Afin de maîtriser le coût de l’externalisation, l’entreprise peut confier les tâches les plus complexes à ce professionnel et conserver la tenue de la comptabilité en interne.

Comment externaliser sa comptabilité ?

Avant de décider l’externalisation des tâches comptables, l’entreprise devrait au préalable procéder à l’analyse des processus (les méthodes utilisées, le volume de pièces comptables traitées périodiquement, le nombre des déclarations à réaliser chaque année, etc.).

Il convient par la suite de sélectionner les tâches pouvant être externalisées : saisie comptable, gestion fiscale, révision comptable, établissement des comptes annuels, entre autres.
La prochaine étape sera la rédaction et la signature de la lettre de mission. La durée de ce contrat est en principe de un an renouvelable.

Enfin, l’entreprise doit évaluer le coût de l’externalisation et comparer différentes solutions avant de prendre une décision.