Externalisation du contrôle de gestion

Quelle est la mission du contrôleur de gestion externalisé ?

Bien qu’il relève des services fonctionnels au même titre que la DSI ou le département juridique, le contrôleur de gestion n’est pas un simple prestataire de services. Il assiste la direction générale, et le directeur financier en particulier, pour le pilotage de la performance globale et le suivi budgétaire. Pour cela, il leur fournit des informations exhaustives, exactes et à jour concernant l’utilisation des ressources (trésorerie, matières premières…), la rentabilité, l’avancée vers l’atteinte des objectifs. Enfin, sans avoir de pouvoir de décision, il préconise des solutions pour optimiser les résultats et résoudre les difficultés rencontrées.

Les missions principales du contrôleur de gestion varient selon le type de structure pour laquelle il travaille. Dans les grandes entreprises, il peut être dédié à un domaine spécifique, comme les finances, le budget, le commercial, la production et la gestion industrielle… avec le soutien d’assistants-contrôleurs de gestion. À l’inverse, dans une PME, il peut être amené à assurer d’autres fonctions telles que la comptabilité, les finances, la gestion du personnel, l’administration, et même l’informatique.

Dans tous les cas, il collabore avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques au sein des autres services de l’entreprise pour mener à bien ses tâches :

• contribuer à la fixation des objectifs d’un service et à la définition du plan d’action correspondant : niveau de production à atteindre, ressources humaines, financières, et techniques à déployer ;
• élaborer des budgets prévisionnels ;
• collecter les données comptables, financières, commerciales… auprès des différents départements, des représentations ou filiales de l’entreprise ;
• mettre en place les outils et procédures nécessaires au suivi des résultats : définition d’indicateurs, création de tableaux de bord ;
• vérifier les coûts reportés par les services, les inventaires… ;
• identifier les écarts entre les prévisions et le réel, et recommander des mesures correctives ;
• analyser les informations récoltées : activité commerciale, composition des coûts, répartition des bénéfices entre les familles de produits, rentabilité des investissements, production, stocks, évolution des marchés, etc. ;
• remettre les rapports au management concernant l’activité de l’entreprise, d’un service, d’une unité de production, d’une filiale… le reporting peut porter sur la performance commerciale et/ou financière, l’utilisation des ressources ;
• réaliser des études économiques et financières sur le secteur.

Pourquoi externaliser son contrôle de gestion ?

De plus en plus d’entreprises choisissent l’externalisation de la fonction de contrôleur de gestion, notamment lorsqu’elles manquent de temps ou de moyens pour la gérer en interne. Les bénéfices d’une telle stratégie sont multiples.

Gagner du temps

L’externalisation du contrôle de gestion est synonyme de gain de temps précieux. D’une part, un tel partenariat est facile à mettre en place et à interrompre. D’autre part, ce prestataire est plus rapide dans la collecte, le nettoyage, le formatage, l’analyse et la présentation des données pour le reporting. Le client a la possibilité de demander l’édition d’un rapport conforme à ses besoins avec les indicateurs clés pertinents pour l’activité.

Bénéficier des services et de conseils d’experts

Pour exercer cette fonction transverse, le contrôleur de gestion possède une solide formation comptable et financière, couplée à des compétences en management et en systèmes d’information. Grâce à ses expériences multiples et variées auprès de différentes structures, le contrôleur de gestion externe est en mesure de régler plus rapidement les problématiques. Enfin, il utilise des outils perfectionnés (logiciels de gestion, applications métiers) qui contribuent à fiabiliser les données et en faciliter l’accès à toutes les parties concernées sur une interface centralisée.

Obtenir des données fiables et objectives

Le contrôleur de gestion externe apporte une vision objective de la situation réelle de l’entreprise avec des évaluations et des interprétations impartiales. Son regard extérieur neutre permet de faire des choix mieux adaptés et l’aide lui-même à détecter les éventuelles incohérences et anomalies (notes de frais injustifiées, budgets irréalistes, double facturation, un poste de dépenses anormalement lourd), protégeant ainsi l’entreprise de pratiques frauduleuses ou permettant de pallier des défaillances dans le système de contrôle.

Accroitre la productivité des équipes internes

Libérés de certaines tâches qui ne relèvent pas de leur métier, les collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs propres attributions et être plus productifs et efficaces.

Maîtriser les coûts

L’entreprise paie une charge mensuelle fixe pour une mission récurrente, ou un budget bien précis pour un besoin ponctuel. La tarification se fait à la carte, de manière transparente, et les clients bénéficient des économies d’échelle réalisées par le prestataire avec la mutualisation de ses ressources. En outre, elle allège ses charges salariales et autres immobilisations imposées par la création d’un poste dédié en interne et s’affranchit des obligations légales et réglementaires liées à l’embauche et à l’emploi d’un salarié à plein temps.