Externalisation de la formation

L’externalisation de la formation, qu’est-ce que ça signifie ?

L’externalisation de la formation consiste pour l’entreprise à confier à un expert externe la gestion du plan de formation, tel que défini dans le cahier des charges. Le contrat est conclu pour une ou plusieurs années dans le cadre d’un véritable partenariat. Le prestataire s’engage à déployer les ressources humaines et techniques nécessaires pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées.

En fonction des objectifs et des moyens de chaque entreprise, elle peut déléguer intégralement les activités liées à la formation ou solliciter l’expert externe uniquement en soutien de ses équipes RH en place. Allégées, surtout lorsqu’elles sont en sous-effectif, ces dernières peuvent se consacrer à d’autres tâches à forte valeur ajoutée.

Pourquoi externaliser sa gestion de la formation ?

En externalisant le volet formation de leur fonction RH, les entreprises recherchent un gain de performance, et de flexibilité. En déléguant à des spécialistes les activités secondaires, elles se libèrent du temps et des ressources pour se focaliser sur leur propre cœur de métier et accroitre leur productivité globale.

L’outsourcing du développement des compétences répond à des défis clés pour l’entreprise :

• assurer l’efficacité des collaborateurs dans la réalisation de leurs missions ;
• attirer de bons profils dans un contexte de pénurie des talents ;
• motiver et fidéliser les équipes en place ;
• maintenir l’employabilité des salariés ;
• garantir le fonctionnement optimal et la pérennité de l’organisation.

L’outsourcing de la formation s’adresse ainsi à toute entreprise désireuse de développer les compétences de ses salariés et d’améliorer leur compétitivité. L’expert externe l’aide à structurer leurs outils et process et l’accompagne dans sa croissance.

Le système est particulièrement adapté aux organisations qui ont un effectif important et un volume conséquent de formations à gérer. La formule convient également aux start-ups, TPE et PME, qui ont conscience de ces enjeux majeurs, mais ne souhaitent pas, ou n’ont pas les moyens de recruter une personne à temps plein pour ces tâches.

Les avantages d’une externalisation de la formation

Des programmes de qualité

Le prestataire de formation propose des programmes de formation pointus et de qualité, constamment mis à jour et personnalisés dans la mesure du possible aux spécificités de l’activité de l’entreprise afin d’être plus pertinents pour les bénéficiaires. À ses compétences s’ajoutent des méthodes d’enseignement modernes et une connaissance approfondie des dernières tendances en la matière.

Des solutions de formation innovantes

Tirant profit de leur collaboration avec de nombreuses entreprises issues de secteurs divers, et sa compréhension des marchés, ce spécialiste a acquis une solide expérience qui lui permet d’apporter un regard neuf et des solutions innovantes aux problématiques de formation de chaque client.

Un accès plus flexible aux formations

Pour déployer les formations, il peut s’appuyer sur le LMS (learning management system) de l’entreprise cliente ou ouvrir le sien aux collaborateurs de cette dernière. Lorsque les contenus sont disponibles en ligne grâce à cette plateforme d’apprentissage dédiée, les salariés peuvent y accéder à tout moment à distance, sur ordinateur ou sur mobile, ce qui évite les interruptions de leur travail et les déplacements.

Un budget maîtrisé

En plus du temps gagné, l’entreprise peut réaliser des économies substantielles à long terme, puisqu’elle est déchargée d’investissements et de charges courantes potentiellement lourdes : les salaires des formateurs, leurs dépenses de déplacement, d’hébergement et de restauration, la location des salles, les achats d’équipement informatique et leur maintenance, les coûts de développement et d’actualisation des supports de formation. De plus, le prix de l’externalisation est engagé sur une base ponctuelle, et est comptabilisé comme une charge et non des coûts fixes.

Un déploiement plus rapide des formations

Les programmes de formation s’adaptent plus rapidement à l’évolution des besoins de l’entreprise. Les délais d’élaboration de nouveaux contenus et leur mise à la disposition des apprenants sont réduits grâce aux ressources plus importantes et spécialisées dont dispose le prestataire. De plus, cette dernière s’épargne un processus de sélection chronophage et exigeant des formateurs compétents.

Une satisfaction accrue pour les collaborateurs

L’amélioration des compétences augmente les chances des employés d’être plus performants dans leur métier actuel ou de s’ouvrir d’autres opportunités professionnelles, ce qui est source de satisfaction.

Le développement du réseau de l’entreprise

Le partenariat avec un expert en formation externe permet de développer des relations avec d’autres acteurs du marché, d’échanger des connaissances, de partager de bonnes pratiques, et in fine, d’étoffer son réseau.

Le périmètre de l’externalisation de la formation

Les entreprises françaises tendent le plus souvent à externaliser les tâches administratives liées à la formation et la gestion des comptes. Pourtant, les prestataires spécialisés dans ce domaine peuvent prendre en charge de nombreuses autres activités en fonction des besoins et contraintes de chaque client, ainsi que de sa propre expertise.

• L’assistance à la conception de la stratégie de formation de l’entreprise ;
• L’élaboration de plans de formation individuels et collectifs sur la base du diagnostic des besoins et de l’évaluation des compétences existantes ;
• La sélection des programmes, des formateurs, des organismes adaptés ;
• La planification des sessions sur l’année en fonction des contenus et de leur ordre de priorité, du nombre de stagiaires…
• L’inscription des apprenants auprès des organismes concernés, la gestion des éventuelles annulations et reports ;
• Les tâches administratives : feuilles de présence, recueil des évaluations…
• L’organisation logistique : réservation de salle, de transport, de logements…, restauration des stagiaires… ;
• La gestion des financements avec les OPCO, OPCA… : recherche, constitution du dossier, convention, demande de prise en charge, factures, remboursements…
• Le suivi du budget de la formation et le pilotage des KPIs ;
• Le reporting ;
• L’optimisation de la plateforme LMS de l’entreprise ;
• Le suivi des obligations légales et la veille juridique.

Pour autant, les responsables RH en interne doivent continuer à piloter la formation professionnelle des collaborateurs afin de garantir son adéquation aux besoins stratégiques de l’organisation. Une étroite collaboration entre les deux parties est la clé d’une externalisation réussie.