Externalisation des achats

Définition de l’externalisation des achats

L’externalisation des achats consiste à déléguer la totalité ou une partie du processus achats à un prestataire spécialisé. Contrairement à la sous-traitance, l’externalisation des achats s’inscrit dans la durée, et s’accompagne d’une obligation de résultats, et non uniquement de moyens. Ce contrat est conclu avec des exigences en matière de niveau de service (Service Level Agreement).

Les prestations de ce gestionnaire externe des achats sont variées :

• La gestion administrative des commandes, des factures et des notes de frais : vérification de conformité, validation et paiement, dans le respect des règles et procédures définies par le donneur d’ordre.
• La gestion des achats ponctuels et peu coûteux, qui ne requièrent pas une procédure lourde, réduisant ainsi les coûts administratifs.
• Le regroupement des achats de prestations intellectuelles afin de négocier de meilleures conditions d’achat et simplifier la gestion des factures.
• La recherche de nouveaux fournisseurs potentiels afin d’assurer la disponibilité des matières premières, produits et services nécessaires à l’entreprise aux conditions les plus avantageuses possibles.

L’externalisation des achats garantit ainsi leur bonne exécution, contribue au contrôle des dépenses et à la réduction des coûts.

Les avantages de l’externalisation des achats

L’externalisation des achats présente de multiples avantages.

Un processus d’achat optimisé

Pour la production, mais également pour le bon fonctionnement des autres départements, l’entreprise doit se procurer une grande variété de matières premières, produits et services aux caractéristiques et aux prix différents. Chercher les meilleurs fournisseurs pour chacun d’entre eux, négocier les prix, passer commande, traiter les factures, etc., constituent un processus complexe et chronophage.

Un prestataire spécialisé en achats industriels/tertiaires gère le procurement efficacement, grâce à ses collaborateurs qualifiés et ses équipements, et ce dans le respect des KPIs imposés par l’entreprise. En plus de son expertise, cet expert est au fait des dernières tendances dans son domaine, ce qui lui permet d’apporter des idées innovantes pour améliorer continuellement les processus de ses clients et permettre une montée en compétences de leurs salariés.

Des équipes internes concentrées sur leur cœur de métier

Libéré des tâches administratives liées à la gestion des achats, non rémunératrices pour l’entreprise, son personnel peut se consacrer à des activités stratégiques. La valorisation de leurs compétences pour des tâches essentielles correspondant à leur cœur de métier est source de gain de performances et de motivation pour tous. Sur un marché de plus en plus concurrentiel, la réactivité et la spécialisation sont des leviers de compétitivité indispensables pour assurer la croissance et la pérennité de l’entreprise.

Des coûts et des risques réduits

Mutualisant ses ressources pour plusieurs clients, le prestataire est en mesure de réaliser des économies d’échelle qui profitent à tous les clients. L’entreprise réduit les charges fixes associées à l’approvisionnement, ainsi que le risque. En cas de changements imprévus pour l’entreprise (fluctuation de l’activité, besoin ponctuel de produits…), le spécialiste s’adapte rapidement, offrant une plus grande flexibilité opérationnelle à son client.

Les inconvénients de l’externalisation des achats

Cependant, l’externalisation n’est pas totalement dépourvue de risque. Il est important de prendre certains aspects en compte durant la phase de réflexion préalable à la mise en place d’une telle démarche. Tout comme les bénéfices, les inconvénients doivent être pris en compte dans la prise de décision.

La perte d’autonomie

En déléguant la gestion des achats à un prestataire, l’entreprise peut perdre partiellement la maîtrise de son processus de production. Un suivi interne efficace est indispensable pour contrôler le respect des dispositions prévues dans le contrat. Il arrive même que le prestataire en vienne à prendre directement des décisions stratégiques, preuve d’une dépendance excessive de l’entreprise.

La perte de confidentialité

L’externalisation impose de partager certaines données sensibles avec le prestataire, exposant l’entreprise au risque de perte ou de vol. Elle doit par conséquent inscrire des clauses de confidentialité strictes et des garanties de protection des données dans le contrat, en exigeant notamment des mécanismes de contrôle et des protocoles de sécurité robustes.

Les capacités du prestataire

Les performances peuvent ne pas être au rendez-vous lorsque le fournisseur de services présente des lacunes en termes de savoir-faire technique du personnel, de nombre d’intervenants, de capacités opérationnelles, de conformité des infrastructures aux normes de qualité exigées, etc.

C’est pourquoi, lors de la sélection de ce dernier, une vérification minutieuse sur documents et sur site est indispensable. Le contrat doit comporter des clauses spécifiques sur les niveaux de service, les engagements de performance, ainsi que les dispositifs de suivi et de résolution des problèmes. La communication continue entre les deux parties, ainsi que la mise en place de processus de contrôle efficaces, sont cruciaux pour minimiser les risques associés aux capacités du prestataire.

La réversibilité de la démarche

Si elle n’est pas correctement suivie, et que l’entreprise n’est pas préparée, une éventuelle réintégration de la fonction Achats peut entraîner d’importantes perturbations pour l’ensemble de l’organisation.