Externalisation saisie de données

Définition et utilité de la saisie de données

Globalement, la saisie de données désigne le processus consistant à intégrer des informations d’un terminal à un autre, que ce soit manuellement ou automatiquement. L’objectif de cette opération est généralement de réaliser des synthèses des données récoltées, lesquelles seront ultérieurement exploitées par un tiers.

Cette pratique s’exprime à travers diverses manifestations, telles que la saisie de questionnaires, la transcription de formulaires, l’enregistrement d’enquêtes ou encore l’insertion de données dans un tableur. Elle trouve son utilité dans des domaines aussi variés que la banque, l’informatique, et d’autres secteurs connexes.

La saisie de données peut être réalisée manuellement, auquel cas elle requiert une attention particulière pour éviter les erreurs lors de la transcription.

Elle peut aussi être effectuée de manière automatique.

Dans des secteurs tels que la banque ou l’informatique, la saisie de données est une opération centrale. Ainsi, l’usage de logiciels dédiés facilite l’accomplissement de cette tâche, garantissant une mise à jour efficace des informations dans le SI (système informatique).

Les différents types de saisie de données

Face à la multiplication des sources et des informations, le professionnel en charge de leur saisie doit avoir une grande polyvalence. En effet, la tâche ne consiste pas seulement à retranscrire les données, mais aussi à les manipuler, à les analyser, à en tirer des enseignements et, par extension, à en tirer profit.

L’intervention de l’opérateur de saisie s’étend à divers domaines, tels que la comptabilité, la gestion commerciale, le marketing ou encore les ressources humaines.

Il peut aussi être amené à traiter des données monétaires, numériques, des dates et heures, des formules ainsi que des données alphanumériques.

• La saisie des données monétaires, utilisées en comptabilité, nécessite cependant une rigueur et une vigilance accrues pour garantir l’exactitude des transactions financières.
• Les données numériques, quant à elles, exigent une attention particulière à la précision et au formatage.
• La saisie des dates et heures, pour le suivi des événements et des échéances, doit respecter un format prédéfini pour éviter toute confusion.
• Les formules, combinant chiffres et lettres, constituent un défi supplémentaire pour l’opérateur qui doit saisir chaque élément avec précision pour garantir la justesse des calculs et des résultats.
• Enfin, les données alphanumériques, omniprésentes dans tous les domaines, imposent une maitrise de la dactylographie et une attention particulière aux accents et aux caractères spéciaux.

Les avantages d’externaliser sa saisie de données

Outre le fait de déléguer une tâche chronophage pour mieux se consacrer à d’autres occupations, l’entreprise tire d’autres avantages intéressants dans l’externalisation de la saisie des données.

Ainsi, l’externalisation permet de réduire considérablement les coûts liés à la saisie de données. En effet, l’entreprise n’a plus à se soucier des frais de recrutement, de formation et de gestion du personnel dédié à cette tâche. De plus, les prestataires externes proposent généralement des tarifs compétitifs et des solutions modulables qui s’adaptent aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

De plus, les prestataires spécialisés dans la saisie de données maitrisent les outils et technologies les plus récents. Ils garantissent ainsi une saisie précise et rapide des données, tout en respectant les exigences et les critères de qualité en vigueur.

Par ailleurs, la sécurité et la confidentialité des données constituent une priorité absolue pour les entreprises. Les prestataires externes de confiance s’engagent à respecter des protocoles stricts et à mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour une protection renforcée des données sensibles.

Il est également question de flexibilité et d’adaptabilité, les deux maîtres mots pour les entreprises. Elles peuvent donc choisir de confier la saisie de l’ensemble de leurs données ou de certains types de documents spécifiques. En outre, les prestataires s’adaptent aux besoins fluctuants des entreprises et peuvent « personnaliser » leurs services en fonction des volumes de données à traiter.

Comment choisir le bon prestataire pour l’externalisation de la saisie de données ?

Choisir un prestataire externe pour la saisie de données est donc une bonne opération pour l’entreprise. Pour être sûr de faire appel au meilleur, quelques règles de conduite sont à suivre.

• L’entreprise doit définir clairement ses objectifs et ses besoins précis.
• Il est indispensable de se renseigner sur les tarifs en vigueur et faire jouer la concurrence chez les prestataires. Néanmoins, le prix ne doit pas être le seul critère de choix. Faire appel à des prestataires expérimentés est évidemment recommandé.
• Enfin, pour avoir tous les éléments en main, l’entreprise ne doit pas hésiter à demander des devis ainsi que des références.