Externalisation SI

Comment définir l’externalisation des systèmes d’information ?

L’externalisation du système d’information consiste à confier à un intervenant externe l’hébergement, l’exploitation, l’administration du parc, la maintenance et les mises à jour de tout ou une partie des infrastructures et services informatiques de l’entreprise (serveurs, applications, hébergement des données…). Le contrat est conclu directement entre cette dernière, appelée le « donneur d’ordre » ou « maître d’ouvrage » (MOA), et l’« infogérant ».

Cette démarche diffère de la sous-traitance, qui implique l’intermédiation d’une autre entreprise entre ces deux parties principales. En outre, le contrat d’externalisation s’inscrit généralement dans la durée. Le périmètre de cette infogérance peut être plus ou moins étendu, avec des interventions ciblées ou la gestion complète de l’informatique.

Le prestataire tiers s’oblige à fournir des services conformes aux termes d’un accord de niveau de service (SLA). Ses résultats sont mesurés par des indicateurs clés de performance (KPI) convenus dans ce SLA.

Pourquoi choisir d’externaliser son SI ?

En optant pour l’externalisation de son SI, l’entreprise se voit offrir de multiples avantages :

• Toutes les tâches assurées par le prestataire libèrent du temps pour les équipes en interne. Ces dernières peuvent se concentrer sur leur propre métier, où elles créent une vraie valeur ajoutée.
• L’entreprise paie uniquement pour les services utilisés, sans mauvaises surprises liées à des coûts imprévus. Sa planification de trésorerie est optimisée, puisqu’elle connait le budget à allouer chaque année à l’infogérance. Ses investissements et coûts fixes (salaires, etc.) deviennent des charges ajustables suivant l’évolution de son activité.
• L’entreprise accède à des prestations de qualité lorsque les compétences pointues requises lui font défaut en interne. Mis à niveau en permanence, renouvelé, optimisé, sécurisé, le SI affiche des performances toujours élevées et une grande fiabilité.
• L’entreprise est libre dans le choix des composantes externalisées, le prestataire la conseille et l’accompagne dans la sélection de la meilleure alternative. La solution est dimensionnée de manière à éviter tout élément superflu.
• L’externalisation du SI permet de bénéficier d’une sécurité renforcée, grâce à différents dispositifs : anti-ransomware, antivirus, anti-intrusion, pare-feu… De plus, le prestataire a les moyens de prévoir les menaces et de préconiser des solutions adaptées en conséquence.
• L’ensemble de l’organisation profite du savoir-faire et des technologies d’experts en informatique pour monter en compétences, accélérer sa transformation digitale et gagner en flexibilité et en productivité globale.
• En cas de problèmes, les collaborateurs du prestataire sont en mesure de les résoudre plus rapidement, voire de les anticiper, en suggérant continuellement des améliorations.

Comment externaliser un système d’information dans une entreprise ?

Le succès de l’externalisation du SI repose sur plusieurs facteurs, dont une évaluation minutieuse des besoins de l’entreprise, le choix du bon prestataire, et le pilotage de la démarche par le DSI.

La détermination précise des besoins

Il n’existe pas de réponse unique aux problématiques des entreprises, qui les incitent à se tourner vers l’externalisation du SI. La décision de se lancer et la solution mise en place dépendent des attentes précises de chaque organisation. Pour ce faire, elle doit définir :

• les objectifs de l’outsourcing sur le long terme ;
• la formule d’infogérance envisagée ;
• les potentiels impacts du changement sur le fonctionneme
• le budget requis et les gains potentiels.

Il est d’ailleurs indispensable de déterminer les dépenses liées au système d’information ou TCO informatique (Total Cost of Ownership). Le calcul doit intégrer aussi bien les coûts directs (matériel, abonnement aux logiciels, exploitation, sauvegarde, maintenance) et les coûts indirects (loyer, énergie, salaires, formations…), ainsi que tous les frais cachés.

La sélection du bon partenaire

Pour des échanges fluides et un suivi aisé des performances du prestataire en infogérance, il est préférable d’avoir un interlocuteur unique. Le choix de ce partenaire est crucial, et nécessite la prise en compte de plusieurs points essentiels :

• la composition de ses équipes et leurs compétences techniques ;
• son expérience ;
• les ressources dont il dispose ;
• les services offerts ;
• le lieu d’hébergement des infrastructures et leur niveau de sécurité ;
• le délai de réponse en cas de survenue d’un problème ;
• l’accessibilité du support client.

Bien entendu, le prestataire choisi doit être en mesure de proposer des solutions adaptées aux besoins et contraintes de chaque client, incluant sa taille, son activité, sa maturité, l’existant (avec les technologies utilisées), ses projets en cours et les transformations à venir. Ces caractéristiques ont été identifiées durant l’audit préalable. En s’appuyant sur ses observations, en combinant son expertise, sa connaissance du marché, et son regard extérieur, lui permet de déceler les points forts et les points faibles du SI et les moyens les plus efficaces d’optimiser sa performance.

Le pilotage du projet par la DSI

L’outsourcing du SI n’enlève en rien l’importance de la fonction du directeur des systèmes d’information (DSI). Son rôle n’en est au contraire que renforcé, puisque toutes les ressources et les activités liées au SI, en interne comme en externe, sont centrées autour de lui. Bien qu’il ne gère plus les infrastructures au quotidien, il reste le garant du fonctionnement optimal du matériel et des logiciels, de leur accessibilité, et de leur sécurité.

Ses attributions évoluent ainsi vers moins de technique, mais plus de suivi et d’accompagnement. En effet, l’externalisation IT constitue un changement majeur susceptible de susciter des craintes et des réticences de la part des collaborateurs. Le DSI est le mieux positionné pour présenter les bénéfices de l’infogérance, expliquer les raisons spécifiques de l’adoption d’une telle stratégie pour l’entreprise. Il les assiste également dans la prise en main des nouveaux outils afin d’en accélérer la maîtrise et limiter l’impact du basculement sur leurs tâches quotidiennes et leur productivité.