Freelance : la méthode pour répondre à un appel d’offres

Obtenir des marchés passe souvent par des appels d’offres. L’exercice n’est pas simple, surtout quand on est un travailleur indépendant. Seule une méthode rigoureuse permet d’y répondre efficacement. Une réponse de qualité, même si elle ne vous permet pas de remporter l’appel d’offres concerné, peut déboucher sur d’autres opportunités à venir. Comment s’y prendre pour bien répondre à un appel d’offres quand on est freelance ? Éléments de réponse dans cet article.

La démarche commerciale avant l’annonce de l’appel d’offres et la rencontre de l’acheteur

Que ce soit pour un marché public ou privé, c’est un réel avantage de connaître la société à l’origine de l’appel d’offres ou d’avoir déjà travaillé pour elle auparavant. Il est donc indispensable de mener une démarche marketing et commerciale efficace pour étudier le marché et en maîtriser tous ses éléments.

Un entretien en tête à tête avec l’acheteur permettra au consultant freelance de découvrir l’entreprise, ses motivations, ses produits, ses modalités, ses fréquences, ses pratiques en terme d’appels d’offres, mais ce n’est pas toujours chose facile, surtout pour un appel d’offres de marché public… Une recherche documentaire fouillée complètera l’exercice. Sinon, vous serez contraint d’optimiser vos veilles sur le client, ses concurrents et ses activités.

L’attitude à tenir dans le cadre de l’annonce

Lorsque l’acheteur publie l’appel d’offres, il fournit également le cahier des charges et les documents annexes.

Une lecture attentive du cahier des charges est primordiale pour permettre de donner une réponse adaptée. Pour ce faire, il faut constituer une équipe complète avec les personnes concernées pour travailler méthodiquement : un technicien, un financier, un responsable recherche et développement, etc. Un responsable de l’appel d’offres sera nommé pour coordonner l’organisation et gérer le temps. Il rassemblera toutes les informations et rédigera la réponse à proprement dite.

Le consultant freelance devra prendre en compte toutes ses facettes pour répondre de façon optimisée à l’appel d’offres. Dans le cadre du portage salarial, il est possible de répondre à un appel d’offres à plusieurs consultants.

La rédaction de la réponse

C’est l’étape la plus importante de l’exercice : c’est en effet le document qui permettra à l’acheteur d’évaluer l’offre par rapport aux autres. Certaines astuces permettent de bien rédiger sa réponse :

Le choix du langage

Il faut s’adapter à l’acheteur en évitant le jargon. Qu’il ait un profil littéraire, technique ou juriste, le style doit être simple et concis. Il faut se mettre en tête que l’acheteur attend une réponse personnalisée. Évitez les acronymes et pensez à faire un lexique.

Une réponse stricto sensu

Il faut se limiter à l’essentiel afin de ne pas alourdir le document. Une présentation de vos compétences, par exemple, n’est pas nécessaire si l’appel d’offres ne le demande pas. En revanche, elle peut être ajoutée en annexe. Il en est de même sur les portfolios / références clients du ou des freelances.

Les critères de choix

La qualité, les délais, les prix émis sous forme de pourcentage sont très importants pour l’acheteur. Ils doivent être mentionnés dans la réponse selon un ordre hiérarchique. Vous pouvez faire l’exercice de lister en annexe toutes les exigences précisées dans le cahier des charges et en faire un tableau Excel, avec en face votre niveau de réponse, le temps jour/homme, les tarifs,  des commentaires, ainsi que des solutions de substitution.

L’objectif étant de faciliter au maximum le choix du client et qu’il voit en un coup d’œil que vous êtes capable de répondre à son besoin. Ceci vous permettra d’arriver plus facilement en « short list ».

La mention du prix

Pour une proposition commerciale, la présentation du prix est déterminante. Elle peut être faite en début du document si celui-ci est très attractif. Cependant, le mettre à la fin n’est pas du tout maladroit. Le prix justifie la qualité des produits et des services qui le précèdent dans la présentation.

La présentation

Aucun aspect ne doit être négligé dans l’élaboration de la réponse : la mise en page, la police, les photos, les graphiques faciles à lire, doivent rendre le document attractif. Un sommaire paginé facilitera une lecture rapide. Pour aller plus loin, voir nos conseils pour vos présentations powerpoint.

La prise en compte des motivations principales

La proposition doit rassurer l’acheteur sur les questions financières et de sécurité. Il faut mettre en relief les points forts de votre proposition.

La réponse à l’appel d’offres peut être accompagnée d’une lettre de synthèse qui présentera les avantages du candidat freelance pour répondre, sa motivation, son expertise, ses moyens, ses atouts compétitifs et la valorisation des bénéfices attendus.

Si votre expertise correspond à l’appel d’offres et que vous suivez bien ces conseils, vous avez de fortes chances d’être retenu en shortlist par le client. La prochaine étape consistera alors à le convaincre à l’oral…