Télétravail : Manager & Créer une culture d’entreprise

Le remote working ou télétravail est l’organisation de son entreprise de telle façon que les collaborateurs puissent choisir leur lieu de travail. Facilité depuis l’apparition des outils numériques, permettant la communication et le management à distance, le remote working est une des demandes les plus courantes des salariés en entreprise mais il séduit également les employeurs.

Nous avons rencontré des entreprises ayant adopté un tel fonctionnement ; qu’il soit partiel et encouragé ou bien total et obligatoire, le télétravail a été adopté avec succès. Nous revenons sur les meilleures pratiques de ces organisations destinées à créer une culture d’entreprise, des liens entre les membres et manager à distance.

La maîtrise des outils numériques : un facteur essentiel

Depuis quelques années de nombreux outils se sont développés pour faciliter la communication en entreprise. Slack, Zoom, Skype, Gitlab, la suite Google, Trello… Autant d’outils plébiscités par les entreprises en remote qui permettent d’échanger constamment avec ses collègues et ses clients depuis n’importe où sur terre.

Ainsi la messagerie Slack permet de créer plusieurs chaînes de discussions, d’envoyer des pièces jointes et l’intégration de Zoom permet de passer des appels vidéos très simplement.

Gitlab a développé une application pour les développeurs qui facilite l’ensemble du cycle de vie de leurs logiciels. Chaque vendredi un membre de la direction de cette start up est disponible pour répondre en ligne aux questions des équipes qui sont toutes en télétravail.

Ils ont également mis en place des “breakout calls” : toutes les 8 semaines les 450 salariés se connectent en même temps sur Zoom et cela permet à chacun de se rendre compte de la taille des effectifs de l’entreprise. Au bout de cinq minutes les appels se divisent en petits groupes afin d’ouvrir des discussions entre les membres. Le seul mot d’ordre : pas de discussion liée au travail ; lors de cet appel les membres sont invités à échanger, apprendre à se connaître et découvrir le quotidien de leurs collègues qui est généralement bien différent puisqu’ils sont répartis dans 50 pays.

Nous avons rencontré Barbie, Chief Culture Officer, selon elle il n’est pas plus difficile de créer des liens avec ses collègues que dans une entreprise avec des bureaux. Elle nous a avoué n’avoir jamais vu autant de personnes de son entreprise regretter son départ de Gitlab annoncé récemment.

Au sein du département des ressources humaines de ces entreprises certaines personnes sont dédiées à l’engagement des membres, elles peuvent porter le titre de Chief Culture Officer ou Chief People Officer, leur but est de créer des liens et de permettre aux valeurs de l’entreprise de s’exprimer dans son fonctionnement. Un exemple d’initiative à l’approche de Noël : l’entreprise Toptal qui connecte les meilleurs freelances aux entreprises, a choisi d’organiser un Secret Santa avec l’ensemble des membres de l’équipe répartis aux quatre coins du monde.

L’onboarding est également une étape essentielle. Lorsque Gitlab introduit une nouvelle recrue à ses membres, cette dernière se voit attribuer un “buddy” qui l’accompagne dans tout le processus d’accueil. L’onboarding démarre par dix “coffee calls” passés avec différents membres de l’entreprise, l’occasion de s’habituer à jongler entre les différents fuseaux horaires et de découvrir les différents départements de l’entreprise.

Absence de bureaux mais réunions régulières.

Les entreprises qui ont fait le choix de fonctionner totalement en télétravail réunissent l’ensemble des effectifs une fois par an le temps d’une semaine. Automattic par exemple appelle ça le Grand Meet up. C’est l’occasion pour l’ensemble des Automatticians de se rencontrer et de tisser des liens, ce n’est pas une semaine de travail mais une semaine de rencontre, de teambuilding.

Hugues nous a confié que c’était une semaine épuisante durant laquelle il avait discuté avec plus de 150 personnes, mais c’est une semaine essentielle pour les membres de l’entreprise. Rencontrer ses collègues et se rendre compte que tous partagent une passion commune pour les produits de l’entreprise est un véritable coup de boost pour l’ensemble des Automatticians, chacun repart de son côté plein de motivation pour les mois à venir.

Hugues note une proximité impressionnante avec des collègues avec lesquels il n’a jamais échangé en face à face mais avec qui il a pu tisser de véritables liens à distance. Cette même facilité à créer de vraies relations professionnelles à distance a été mentionnée par toutes les personnes travaillant en télétravail que nous avons rencontrées.

Les employés de Toptal eux font le choix de se réunir régulièrement lors d’événements extérieurs, de se rendre par exemple à une conférence avec deux ou trois collègues installés dans différents états des États-Unis. C’est également ce qu’a choisi de faire Jeff, un freelance que nous avons rencontré à San Francisco. Il est installé dans la baie et travaille régulièrement pour Microsoft au sein d’équipes basées à Seattle. Il rend visite à ses collègues tous les trois mois environ, soit dans les locaux pour participer à des réunions, soit ailleurs dans le pays pour assister ensemble à une conférence.

Barbie, Chief Culture Officer chez Gitlab nous a expliqué que les employés de Gitlab, quant à eux, tendent à se rassembler par régions pour travailler ensemble. Elle avait elle-même l’habitude d’inviter deux collègues habitant dans un rayon de 50 miles à venir travailler chez elle une fois par semaine. C’est un phénomène qui se reproduit partout ailleurs chez Gitlab soit à la maison soit en espace de coworking.

Automattic encourage aussi ses salariés à travailler ensemble en leur offrant 250$ par mois à dépenser soit dans des cafés soit dans des espaces de coworking.

Comment repenser un management adapté ?

Tout d’abord, il s’agit de ne pas négliger l’impact des cultures sur la communication dans un tel contexte international. Pour éviter des problèmes de communication interne liés à une mauvaise compréhension, il est nécessaire de créer un climat de tolérance et d’apprentissage perpétuel. En effet, un terme qui est utilisé couramment sans connotation dans un pays peut être très mal perçu dans un autre. Barbie nous a donné l’exemple du terme nazi qu’elle emploie régulièrement pour qualifier un environnement autoritaire avec ses collègues aux Etats-Unis, elle s’est rapidement rendu compte qu’elle ne pouvait pas utiliser ce terme avec ses interlocuteurs en Allemagne et en France.

Il faut également réaliser que derrière l’écran, nous ne traitons pas avec un robot qui est à notre disposition mais avec un être humain ayant une vie complètement différente de la nôtre qui n’est pas forcément dans le même état d’esprit que nous, ou au même moment de sa journée. Pour cela il faut simplement faire preuve de bon sens et avant d’entrer dans le vif du sujet, de commencer à parler de travail, il suffit de prendre une minute pour s’intéresser à son interlocuteur et lui demander comment il va.

Enfin, encourager le télétravail (ou remote working), qu’il soit total ou partiel c’est envoyer un message fort à ses salariés en leur laissant la libre gestion de leur temps et de leur espace de travail. Un geste qui témoigne de la confiance que l’entreprise place dans ses collaborateurs.

Tim, program manager chez Google nous a expliqué que c’est sur cette confiance que repose le management chez le géant californien, la réussite d’un projet géré à distance est inhérente au leadership du manager et à sa bonne utilisation des outils de suivi.

Il s’agit de donner suffisamment d’autonomie à chacune des personnes impliquées dans le projet, s’assurer qu’elles aient toutes compris les enjeux du projet, leur rôle au sein de celui-ci et qu’elles soient capables de communiquer très simplement avec le reste de l’équipe.

Dans un tel contexte, il faut replacer la confiance au centre de la relation manager/managé et remplacer le présentéisme par l’atteinte des objectifs.

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