Consultants : comment gérer son planning ?

Les indépendants, qu’ils exercent en portage salarial ou sous un autre statut doivent très souvent faire face à des problématiques liées au temps.

C’est particulièrement vrai pour tous ceux qui travaillent depuis chez eux. Il est donc nécessaire d’organiser ses journées efficacement, de les compartimenter en fonction des tâches à réaliser et des exigences clients. Voici quelques conseils pour être plus à l’aise dans sa journée de travail.

Établir des priorités

Il n’existe pas de recette magique qui permettrait d’être extrêmement efficace tout en écourtant ses journées de travail ! Mais quelques astuces permettent de mieux s’organiser et de gagner en fluidité comme en bien-être. Bien travailler depuis chez soi quand on est consultant suppose donc de classer ses tâches par ordre de priorité.

Les consultants travaillent sur plusieurs fronts et gèrent différentes missions à la fois, les informations peuvent vite les submerger. Afin d’éviter d’être débordés il faut trier ces informations : les stocker et les traiter efficacement en déterminant celles qui sont les plus importantes et/ou les plus urgentes.

Pour les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes, il peut être intéressant de les externaliser. Qu’elles soient administratives, liées au cœur de métier ou en relation avec la gestion clients. En devenant salarié porté, on externalise la gestion de la contractualisation et de la facturation ce qui représente un gain de temps, des avantages du portage salarial non négligeables.

Priorisez par rapport aux objectifs

Voilà une manière simple et efficace de faire un point sur ses priorités : analyser les objectifs de chaque tâche entreprise.

Qu’il s’agisse d’une tâche administrative ou purement professionnelle, tout consultant devrait se demander quels sont les objectifs qu’elle poursuit. S’il est incapable de les identifier, c’est que la tâche en question peut attendre.

Pour se faire aider, il ne faut pas hésiter à écrire l’ensemble des tâches devant être réalisées. Ça peut paraître superflu, mais le fait de visualiser ce qu’il reste à faire peut être d’une grande aide.

Le principe de Pareto peut être utile dans le cadre de la gestion de projet. Il s’agit d’un principe économique stipulant que 20% des causes sont à l’origine de 80% des effets produits. En d’autres termes et pour un consultant, 20% du travail réalisé correspond à 80% des “bénéfices”.

Pour établir une liste de priorités, il peut donc être intéressant d’identifier les 20% de tâches les plus importantes et de se concentrer d’abord sur celles-ci.

Organiser sa journée

Un indépendant doit découper son temps et sa journée en attribuant une tâche précise par tranche horaire.

Il peut par exemple se donner une demi-heure en début de matinée pour consulter ses emails. Puis une autre demi-heure qu’il consacrera aux tâches administratives. Pour les salariés portés, cette demi heure pourra devenir mensuelle. En effet, il leur suffit de déclarer leur activité au sein de leur interface digitale chaque mois.

De même, les plages horaires réservées à la prospection, à la communication ou à l’exercice pur de son métier doivent être soigneusement délimitées.

Le but est simplement de ne pas s’éparpiller pour ne pas perdre de temps ! Il est préférable d’éviter de faire plusieurs choses à la fois. On le sait, il faut aussi éviter de répondre à ses emails après 20 heures. Profitez d’une période creuse pour vous occuper de votre présence sur le web et l’entretien de votre réseau de contacts.

Savoir prendre du recul

Cette liste de priorités que tout consultant devrait mettre en place ne doit pas être figée. Elle doit au contraire évoluer au fil du temps, des missions et de l’expérience qu’un indépendant acquiert.

Ainsi, il est toujours utile de faire un bilan régulier sur son planning et son organisation. D’abord, en analysant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Concrètement, il s’agit d’identifier les tâches qui exigent beaucoup de temps et sont pourtant peu “rentables”. Puis, celles qui exigent peu de temps et sont au contraire rentables.

En faisant ce classement, les freelances pourront établir une liste de priorités bien plus facilement. Ensuite, ils pourront décider d’améliorer leur organisation et ainsi gagner en efficacité.

La réorganisation de la liste de priorités doit toujours être pensée à l’orée des objectifs poursuivis. C’est bien pour cela qu’elle doit être revue fréquemment. Certaines semaines seront ainsi consacrées à la réalisation de missions, d’autres à la prospection et d’autres encore au marketing.

Quelques petites astuces supplémentaires

Établir une liste de priorités, c’est bien. Mais encore faut-il réussir à exécuter chacune de ses tâches avec efficacité. Pour ce faire, plusieurs petites astuces existent. Quelques automatismes à adopter pour faciliter le quotidien et travailler dans des conditions optimales.

• Organiser son espace de travail. Pour ceux qui travaillent depuis chez eux, l’ergonomie de l’espace de travail est une donnée essentielle. Dans ce domaine, il n’y a pas de règles. Chacun doit simplement y réfléchir et trouver la configuration qui lui convient le mieux.
• Prévoir du temps pour les imprévus. Là aussi, il n’y a pas de recette miracle ou universelle. Surtout, les imprévus potentiels dépendent du métier exercé. Prenons l’exemple des développeurs. Ceux-ci entretiennent souvent des collaborations longues et suivies. Leurs clients ayant besoin de faire réviser l’architecture de leurs sites régulièrement.

Parallèlement, il existe aujourd’hui des milliers d’outils en ligne dédiés aux entrepreneurs.  Parmi eux, les outils de planifications qui offrent beaucoup d’avantages dans la gestion du temps. Nous pouvons citer Trello, Zoho Projects ou Teamweek.

Comment être un consultant épanoui ? Se lancer à son compte est un challenge parfois effrayant, on vous donne les 4 clés du succès pour y parvenir en gardant sa motivation intacte !