Comment communiquer sur votre événement ?

Un événement réussi est un événement qui a attiré du monde et satisfait son public. Il est donc nécessaire de réussir votre communication avant, pendant et après l’événement. 

Aujourd’hui, la communication d’un événement passe forcément par le web, et plus précisément par les réseaux sociaux. Qu’il s’agisse d’un événement en ligne (webinaire, session d’e-learning, réseautage) ou de rencontres physiques, votre événement doit avoir une communication web optimale. Voici comment tirer le meilleur parti des outils du web pour réussir la communication de votre événement.

Avant l’événement : faites monter l’attente

Avant le début de votre événement, vous devez en assurer la promotion et inciter votre cible à s’inscrire pour participer le jour J. La solution la plus efficace et avec le plus de portée est, bien évidemment, l’utilisation des réseaux sociaux. Mais avant de communiquer dessus, il est nécessaire de mettre en place certaines étapes-clés.

Définir vos objectifs

On ne cessera jamais de le répéter, la définition des objectifs est nécessaire avant tout lancement de projet. Donc, avant de communiquer sur votre événement, assurez-vous d’être bien clair sur la forme de votre événement, le nombre de participants et vos cibles.

Créer la page d’inscription et les contenus en amont

Pour être sûr d’avoir des participants, vous devez récupérer les coordonnées des personnes intéressées et leur envoyer les informations relatives à leur inscription. Pour ce faire, il vous faut créer la page web de l’événement, ou landing page, sur laquelle vont pointer les réseaux sociaux mais aussi les newsletters que vous enverrez. Cette page va permettre aux participants de s’informer sur votre événement mais aussi de vous inscrire.

Pensez aussi à préparer les emails que vous allez envoyer au fur et à mesure que le jour J approche.

Créer l’événement sur Facebook

Pour lancer la communication de votre événement sur les réseaux sociaux, la première étape est de créer un événement sur Facebook qui vous permettra :

• De gagner en visibilité sur le réseau social ;
• D’échanger directement avec les personnes qui ont manifesté un intérêt ou se sont inscrites à votre événement ;
• De donner la possibilité aux personnes de publier des messages relatifs à votre événement ;
• D’inciter les participants à partager l’événement sur leur profil Facebook afin de toucher une large audience ;
• D’assurer la promotion de votre événement grâce aux Facebook Ads.

Pendant l’événement : communiquer et faire des lives

Pendant votre événement, vous devez continuer de communiquer et d’informer en temps réel les personnes présentes mais aussi le public qui vous suit à distance.

Les réseaux sociaux permettent de renforcer l’interactivité et le contact entre vous et le public : vous pouvez relayer des moments-clés, répondre aux questions, réagir à des publications de participants, etc. N’hésitez pas à partager des photos mais aussi des vidéos live, des stories etc.

Vous pourrez ensuite réutiliser tous ces posts pour créer du contenu après l’événement et notamment faire un article bilan.

Après l’événement : maintenir le contact

Une fois votre événement terminé, veillez à garder le lien avec les participants. Commencez par un email de remerciement, puis créez quelques jours après un article qui fait le bilan de votre événement en utilisant des photos, témoignages et posts de réseaux sociaux. Partagez aussi des comptes-rendus, résumés et quelques éléments qui ont eu lieu pendant l’événement par email ou sur les réseaux sociaux. Vous pouvez aussi créer une page dédiée à cet événement dans laquelle vous mettrez un résumé vidéo, une présentation des intervenants et un espace dédié au prochain événement.

Enfin, essayez d’obtenir des retours de participants avec une demande de témoignage, la diffusion d’un questionnaire. Ces informations vous seront précieuses pour vous améliorer et avoir un feedback général sur votre événement.