Entreprise : gérer efficacement les freelances grâce au FMS

Les entreprises recourent de plus en plus aux services de freelances pour accéder à des compétences parfois rares, ou pour répondre à une demande ponctuelle sans alourdir leurs charges fixes (salaires, cotisations sociales patronales, équipement).

Cette solution plus flexible que le contrat de travail classique est particulièrement adaptée aux métiers de l’IT et du web. Le Freelance Management System (FMS) est l’outil indispensable pour gérer efficacement ces ressources.

Le FMS, une solution complète de gestion des freelances

Ces dernières années, et encore plus depuis la crise sanitaire, les entreprises se tournent vers des experts dans différents domaines pour leur apporter un savoir-faire bien précis sans engagement de durée. Le FMS leur permet de centraliser et gérer ce vivier de compétences, dont le fonctionnement diffère de celui des salariés classiques, en lui faisant gagner du temps, de l’argent, de l’efficacité et de la réactivité.

C’est un outil plus complet qu’une simple plateforme de mise en relation BtoB des entreprises et des freelances. Certes, sa première fonction est de rapprocher la demande et l’offre d’expertise. Il facilite donc la recherche de missions pour les travailleurs indépendants et aide les entreprises à trouver et gérer ces ressources (sourcing, intégration, suivi des missions, paiement).

Ce logiciel peut prendre deux formes :

• un logiciel en mode SaaS hébergé sur le Cloud de l’éditeur et accessible sur abonnement mensuel, une formule intéressante pour sa flexibilité ;
• un outil à installer sur le serveur de l’entreprise afin de garder le contrôle des informations.

Plusieurs départements au sein de l’organisation peuvent l’utiliser : les ressources humaines, la direction des opérations, les services administratifs et comptables…

La large palette de fonctionnalités du FMS

Ce système intègre de nombreux modules couvrant toutes les étapes de la relation entre l’entreprise et les freelances.

Pour le sourcing :

• annuaire centralisé des collaborateurs externes ayant déjà travaillé avec l’entreprise ou possédant des compétences dont elle pourrait avoir besoin : coordonnées, qualifications et disponibilités, documents légaux, historique des missions effectuées et résultats. Ce portefeuille de freelances lui évite de perdre du temps dans le recrutement pour chaque projet.
• envoi de demandes de missions aux professionnels recensés pour accomplir les différentes tâches composant un projet,
• comparaison des devis.

Certaines entreprises délèguent la présélection des meilleurs profils à un spécialiste, qui vérifie l’exactitude des renseignements fournis, la disponibilité et la conformité des freelances sur le plan juridique et fiscal. Ce partenaire peut également assurer les entretiens et les premières négociations.

• Pour le suivi des missions :
• consultation des demandes de prestations acceptées, rejetées ou en attente,
• gestion des contrats de prestations,
• visibilité en temps réel sur l’avancement de chaque mission et des éventuels contretemps,
• Pour le paiement :
• facturation suivant les modalités convenues au départ : paiement mensuel ou en fin de mission, date, tarif horaire, volume d’heures travaillées,
• règlement sécurisé des intervenants.

Pour les indépendants, le portage salarial permet d’être autonome, tout en bénéficiant de la sécurité et de la couverture sociale accordée aux salariés classiques. Les sociétés de portage salarial, comme qu’ITG.fr, se multiplient et proposent un accompagnement très complet aux actifs qui veulent expérimenter l’indépendance ou tester un projet professionnel avec un risque moindre.

En conclusion

Si l’entreprise ne recourt que ponctuellement aux services de freelance, un FMS n’est pas obligatoire, dans la mesure où il va alourdir les coûts et l’infrastructure IT en s’ajoutant au CRM, à l’ERP… Mais si elle fait régulièrement appel à des collaborateurs indépendants, le FMS est indispensable pour optimiser leur gestion. Le choix des solutions est aujourd’hui suffisamment large pour permettre à chaque client de trouver celle qui s’adapte à ses besoins et contraintes.