Quels sont les outils les plus utilisés par les freelances ?

Vous souhaitez vous lancer à votre compte ou exercez déjà en freelance ? Nous vous proposons une sélection des meilleurs outils pour bien exercer votre profession et gérer la vie de votre entreprise au quotidien.

Des logiciels de comptabilité

Beaucoup d’indépendants commencent leur activité sous le régime de la micro-entreprise et bénéficient à ce titre d’une compatibilité allégée. Toutefois, d’autres freelance créent une entreprise au réel pour pouvoir générer un chiffre d’affaires plus important dès le début ou optent pour le portage salarial.

Pour les indépendants ayant opté pour le régime de l’EURL ou de la SASU, la comptabilité est plus complexe et implique la déclaration des comptes de résultat annuels ou encore de la TVA. Le bilan comptable et les déclarations sont des opérations délicates. Un freelance qui démarre son activité n’a pas forcément le budget nécessaire pour faire appel à un cabinet d’expertise comptable. C’est pour cela que nous vous recommandons d’utiliser les outils suivants :

• Freebe, un outil complet pour gérer son activité de freelance en micro-entreprise qui, en plus de la simple édition de facture, permet une synchronisation bancaire, l’émission de livres de recettes, d’achat et la déclaration URSSAF automatique.
• Freelancer, la « facturation pensée pour les free-lances pressés », offre tout un panel de service comme les devis, factures, avoirs, conditions générales de ventes, calcul de TVA, gestion des encaissements, etc.  Pour les freelances qui dépendent de la Maison des Artistes et de l’Agessa, il est aussi possible de gérer le précompte, la contribution diffuseur et les certificats de précompte, etc.

Des outils d’organisation

Lorsque les projets commencent à s’accumuler, il est bon d’avoir un espace où ranger ses documents, prendre des notes ou suivre l’avancée des projets. Selon votre organisation personnelle et vos méthodes de travail, vous trouverez différents outils qui vous conviendront mais nous vous en avons quand même listé quelques-uns :

• Google Drive, le service de stockage de documents de Google est l’un des plus populaires pour stocker mais aussi partager n’importe quel document avec d’autres personnes. Vous bénéficiez aussi de la suite bureautique de Google : Docs, Sheets, Slides (qui correspondent à Word, Excel et Powerpoint) ainsi que d’autres outils très pratiques comme Google Forms (pour créer des formulaires, questionnaires et quiz) ou encore Google Jamboard, un tableau blanc collaboratif en ligne.
• Trello, outils phare dans la gestion de projet. Très visuel, il vous permet de vous organiser selon la méthode Kanban grâce à un système de tableaux, de listes et de cartes que vous pouvez déplacer d’une colonne à une autre. Vous pouvez aussi vous en servir de planning de travail, inviter d’autres personnes sur votre tableau et joindre des documents.
• Google Keep, l’outil de prise de notes du géant de Mountain View qui permet de sauvegarder des notes et de les partager avec d’autres personnes. Pour chaque note, vous pouvez ajouter des libellés pour faciliter le classement et l’organisation puis affecter un rappel qui viendra s’ajouter à votre Google Agenda.

Des outils pour communiquer

Dans toute activité, la communication est primordiale et vous permet d’échanger facilement avec vos clients, vos partenaires ou d’autres indépendants. Vous pouvez bien évidemment avoir recours aux emails mais d’autres outils tout aussi performants vous aideront à fluidifier votre communication.

• Slack, un outil de productivité, de collaboration et d’échanges en temps réel entre collaborateurs en entreprise. Mais la solution n’est pas réservée uniquement aux membres d’une entreprise : vous pouvez y inviter vos clients ou rejoindre des Slack communautaires avec de nombreux channels dédiés aux missions freelance, à l’administratif, aux discussions random ou encore aux événements.
• Discord, qui comporte de nombreuses similarités avec Slack mais aussi quelques différences dans son approche. L’outil est bien plus optimisé pour le chat vocal et est orienté vers la communauté. Vous avez la possibilité de construire une zone d’échanges centralisée, comme avec Slack, avec des channels traitant de sujets spécifiques ou relatifs à des services d’une entreprise. Ces channels peuvent être publics ou privés au sein de votre société.

Bien utilisés, ces outils peuvent réellement vous faire gagner en productivité !