Exonération des charges sociales pour les indemnités de repas

Dans le cadre de l’accomplissement de ses missions, le travailleur est parfois amené à engager des dépenses. Pour les salariés, certains de ces frais professionnels remboursables au montant réel ou sur une base forfaitaire ne sont pas soumis aux charges sociales. Concernant les repas d’affaires, de nouvelles restrictions s’appliquent depuis le 25 juin.

Exemption de charges sociales sur les frais de repas

Les frais professionnels comprennent les sommes déboursées par le salarié pour se nourrir lorsque son travail impose des déplacements (par exemple sur un chantier, ou pour des tournées pour les commerciaux et techniciens sur terrain) ou qu’il s’exerce hors des plages horaires habituelles. Cette définition exclut donc les repas pris par le collaborateur dans les locaux de l’entreprise dans des conditions normales.

Les frais de repas pris en charge par l’employeur ne sont pas intégrés dans l’assiette de calcul des différentes contributions sociales :

• la contribution sociale généralisée (CSG),
• la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) et aux cotisations sociales.

Le bénéfice des exonérations des prélèvements sociaux est cependant conditionné au respect de certains plafonds.

Les frais de repas pour les salariés portés

En règle générale, les indépendants ayant choisi le portage salarial ont également droit au remboursement de leurs frais professionnels. Dans le cas des repas, d’après l’article 3 de l’arrêté du 20 décembre 2002, le salarié porté est considéré en « déplacement » s’il est prouvé qu’il est dans l’impossibilité de rejoindre son domicile ou les locaux de l’entreprise de portage salarial à l’heure des repas. Le BOSS (bulletin officiel de la Sécurité sociale) précise que les bureaux de l’entreprise cliente sont considérés comme son lieu habituel de travail si la durée de la mission est supérieure à trois mois.

À partir du 1er jour du quatrième mois d’activité auprès de ladite entreprise, le salarié porté est soumis aux mêmes règles que les salariés « sédentaires » et est redevable des cotisations sociales sur ses indemnités. Pendant les 3 premiers mois de sa mission, soit 55 jours d’activité en continu, ses frais de repas donnent lieu au versement d’un forfait ou d’un remboursement intégral sur présentation des justificatifs et en franchise de cotisations et de contributions sociales.

Des conditions plus strictes concernant les repas d’affaires

S’agissant des repas d’affaires, le BOSS a annoncé une mise à jour applicable depuis le 25 juin 2021. À l’avenir, un durcissement des contrôles URSSAF est attendu concernant les prestations comprises dans le compte 625, à savoir les Voyages et déplacements, les missions et les réceptions (billets de train et d’avion, chambres d’hôtel…).

Les règles sont ainsi devenues plus strictes concernant les repas d’affaires. Auparavant considérés comme des frais d’entreprise non assujettis aux cotisations sociales, CSG et CRDS, ils sont désormais catégorisés comme des frais professionnels. Pour éviter l’assimilation à des avantages en nature soumis aux charges précitées, un maximum est fixé à un repas d’affaires hebdomadaire ou cinq repas mensuels.

D’autres restrictions conditionnent l’exonération de charges sociales :

• le caractère exceptionnel (ponctuel et limité en nombre),
• l’intérêt de l’entreprise,
• l’exercice normal de l’activité du salarié,
• l’absence d’abus manifeste,
• la fourniture d’une pièce justificative avec la qualité des participants et le montant effectivement payé par le collaborateur