Utiliser le rétroplanning pour mieux s’organiser

Vous souhaitez améliorer votre gestion de projet ou mieux gérer vos tâches au quotidien ? Le rétroplanning est un outil qui peut réellement vous aider. 

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Le rétroplanning est une méthode de planification inversée. Contrairement au planning classique qui se construit à partir de la date de début de projet, le rétroplanning s’élabore à partir de la date de fin de projet. Si le montage est différent, on conserve toutefois le résultat visualisé sur un diagramme de Gantt et le fait de positionner des jalons pour aboutir à la finalisation du projet.

Pourquoi utiliser cette méthode de planification ? Tout simplement parce qu’une fois la date de livraison d’un projet déterminée, il est peu probable qu’elle change et soit repoussée. En remontant les différents jalons à partir de la date de fin de projet, vous affinez l’organisation, optimisez la durée de réalisation de chaque tâche et contrôlez mieux les risques. Avec chaque étape détaillée de manière précise, vous avez ainsi de plus grandes chances de respecter les délais de livraison.

Quel est l’intérêt de commencer un planning par la fin ?

Lorsque vous commencez un projet, la deadline peut parfois sembler lointaine et vous risquez non seulement de vous dire que vous avez temps ou au contraire de vous démotiver car vous avez l’impression que vous n’arriverez jamais au bout.

Le rétroplanning est un outil très utile pour conserver votre motivation intacte car vous réalisez les tâches les unes après les autres et avez le sentiment d’avancer. Vous pourrez également visualiser les liens de dépendance entre chaque action que vous avez à effectuer pour accomplir votre projet et ainsi déterminer le meilleur moyen de réussir vos missions.

Parmi les avantages du rétroplanning, on retrouve la possibilité de :

• Organiser un projet sous contrainte pour respecter une deadline ;
• Vérifier la faisabilité d’un projet dans les délais impartis ;
• Fixer un budget selon la durée de chaque étape ;
• Déterminer les ressources nécessaires pour tenir les délais ;
• Établir quand débuter le projet au plus tard (date butoir).

Comment créer un rétroplanning ?

La mise en œuvre d’un rétroplanning est relativement simple et logique. Elle se décompose en 2 phases : la préparation du contenu et la création du planning.

Préparer le contenu

La première étape de la création du rétroplanning consiste à identifier les tâches à effectuer. Vous devez lister tout ce qui doit être fait et utiliser des verbes d’action pour chaque tâche. Si certaines tâches vous paraissent vagues ou trop importantes, vous pouvez les découper en sous-objectifs.

Pour chaque tâche listée, vous devez ensuite en estimer la durée. Cette partie est assez délicate car au début vous aurez tendance à minimiser la durée d’une tâche.

Pour terminer la partie préparation, il vous reste à ordonnancer les tâches en les plaçant par ordre chronologique. Identifiez les tâches interdépendantes pour définir celles qui ne doivent démarrer qu’à la fin d’une autre. La bonne synchronisation des éléments est une composante clé pour l’atteinte de vos objectifs. Pour visualiser ces relations entre les tâches, vous pouvez utiliser l’outil PERT.

Construire le rétroplanning

Maintenant que vous avez établi les relations entre les tâches, vous devez construire votre planning en commençant par la fin. Vous allez tout d’abord positionner la date de livraison du projet puis remonter progressivement à la date de lancement du projet.

Normalement, vous allez constater que vous n’êtes pas en capacité de placer toutes les étapes du projet devrez donc faire un choix, soit en termes de délai, soit en termes de livrables. Le rétroplanning vous aide ainsi à définir les moyens et la méthode les plus adéquats pour parvenir au résultat final.

Mettre à jour le planning régulièrement

Bien évidemment, le rétroplanning n’est pas une garantie quant à la bonne tenue du projet car les les imprévus sont monnaie courante. N’hésitez pas à les inclure dans votre planning et à vous laisser des marges de manœuvre. Le fait de mettre à jour le planning et de réorganiser les délais d’exécution vous permettra de ne pas dépasser la deadline… ou de pouvoir le justifier la non tenue des délais.