Comment organiser une réunion efficace avec son client ?

Une réunion mal menée peut vite devenir une perte de temps ! Le temps étant une ressource précieuse pour un freelance, voici comment bien préparer ce type de rendez-vous.

En tant que freelance, vous êtes parfaitement conscient qu’une réunion peut vite être une perte de temps pour tout le monde lorsqu’elle est mal menée. Vous pouvez vous retrouver avec un outil qui fonctionne mal (ordinateur, vidéoprojecteur, etc.), mal connaître votre sujet, etc. Une réunion client se prépare à l’avance afin d’arriver serein le jour J, voici les étapes à respecter.

Fixer un créneau

Se fixer une date et un lieu de rendez-vous est la première étape d’une réunion et elle n’est en apparence pas très compliquée, cependant elle peut vite devenir chronophage si vous tombez dans un échange de mails sans fin. La tâche peut aussi s’avérer compliquée si vous devez fixer une réunion avec plusieurs collaborateurs.

De nombreux outils existent et peuvent vous faciliter la tâche, notamment Calendly qui vous permet d’afficher vos créneaux disponibles en se connectant directement à votre agenda. Vous avez aussi la possibilité d’utiliser Doodle pour convenir d’un créneau qui arrangera tout le monde.

Prévoir les bons outils

Pour bien réussir une réunion, surtout lorsqu’elle se déroule au téléphone ou à distance, vous devez vous assurer en amont de disposer des bons outils. Par exemple, si votre réunion est uniquement au téléphone, pensez à préparer votre kit mains libres pour pouvoir prendre des notes. Pour une réunion en visio, vérifiez que votre connexion est stable et que vos identifiant et mot de passe Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom fonctionnent.

Il est important que vos outils fonctionnent, mais vous devez aussi vérifier que votre client est à l’aise avec et sait les utiliser. Pour des échanges réguliers, vous pouvez mettre en place des outils de communication comme Slack ou Discord afin de fluidifier les échanges.

Préparer la réunion en amont

Une fois la date de la réunion fixée, vous devez déterminer ses objectifs : quelles décisions devront être prises à l’issue de la réunion ? Quelle sera la prochaine étape ? Attendez-vous une validation avant de poursuivre la mission ?

Il est indispensable de vous préparer, en commençant par vérifier que vous disposez de toutes les informations. Si ce n’est pas le cas, notez toutes les questions que vous avez et que vous devrez poser lors du rendez-vous.

Si votre client doit effectuer une action avant d’échanger avec vous, comme valider un livrable, assurez-vous qu’il a bien reçu vos précédents messages et qu’il a pu y consacrer un peu de temps.

Bien gérer le temps

Pour rester efficace, une réunion ne doit pas s’éterniser. Veillez donc à respecter le temps imparti tout en abordant tous les sujets du jour. En effet, certains clients aiment profiter des temps de réunion pour parler de tout et de rien, mais en tant que freelance votre temps est précieux.

Commencez la réunion en rappelant l’ordre du jour et la durée afin de cadrer vos échanges dès le début, ce sera un bon moyen de rester efficaces et de respecter le timing.