Comment optimiser votre efficacité au quotidien ?

Améliorer sa gestion de projet est un enjeu majeur pour un freelance, notamment pour résister à la pression des prix et à la concurrence mais aussi pour proposer des prestations de qualité. Voici comment devenir plus efficace dans votre gestion de projet au quotidien.

En tant que freelance, il est important d’optimiser votre travail pour gagner en efficacité, en performance, ainsi qu’en productivité sur vos projets. L’organisation en gestion de projet passe par la mise en place d’actions concrètes :

• La planification des tâches sur une certaine durée, à la semaine ou au mois ;
• La mise en place d’une routine ;
• La création et la mise à jour régulière d’un tableau des tâches.

Savoir prioriser ses tâches

Dans un projet, tout est question de priorité : toutes les tâches n’ont pas la même importance, certaines permettent de débloquer une situation et de passer au jalon suivant, d’autres demandent un peu plus de temps d’exécution, etc. L’organisation d’une journée de freelance est similaire à la mise en place d’un projet.

La planification des tâches permet de gagner en efficacité et en sérénité. Il est possible de prioriser les actions à effectuer selon leur importance, la valeur ajoutée, le temps d’exécution, etc.

Pour prioriser les tâches, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet comme Trello ou Notion ou bien un tableau blanc interactif si vous travaillez en équipe et en présentiel (certains tableaux en ligne reprennent les fonctionnalités des tableaux blancs traditionnels et sont parfaits pour le travail à distance).

Planifier sa journée

À la fin de chaque mission, vous avez des livrables à transmettre à vos clients. Pour bien mener ces projets à terme, vous devez prévoir vos journées. Ce travail se fait avant la priorisation des tâches, lorsque vous avez une vue macro des échéances à respecter et de l’importance et de la difficulté de chaque mission en portage salarial.

Lorsque vous planifiez vos journées, vous devez aussi vous laisser des espaces pour gérer les urgences afin que ces dernière n’impactent pas trop le déroulé de votre journée. Si l’urgence est trop importante, n’hésitez pas à déléguer une partie de vos tâches.

Pour planifier vos journées, vous pouvez faire des to-do list. Vous devez prendre le temps de définir et lister vos missions afin d’établir une to-do list cohérente. Les tâches ne doivent pas être toutes ajoutées à la liste, il faut seulement mettre celles qui sont utiles à la réussite du projet.

La loi de Pareto pour choisir les tâches à forte valeur ajoutée

La loi de Pareto permet de traiter les tâches prioritaires. D’ordinaire, il est recommandé de ne pas prévoir plus de 5 tâches par jour afin de laisser de la place aux éventuelles urgences à traiter.

Pour mieux prioriser vos tâches, vous pouvez vous appuyer sur la loi de Pareto : 20 % des tâches réalisées ont une réelle valeur ajoutée et permettent de mener à bien un projet. Il vaut en effet mieux s’attarder sur la qualité plutôt que sur la quantité.

La matrice d’Eisenhower pour prioriser tes tâches

La matrice d’Eisenhower est une méthode simple pour apprendre à classer vos tâches et priorités en deux axes : ce qui est important et ce qui est urgent. Ensuite, on retrouve quatre cases dans lesquelles ranger ses tâches :

• Les tâches importantes et urgentes à faire vous-même immédiatement ;
• Les tâches importantes mais pas urgentes à planifier dans le temps et à faire vous-même ;
• Les tâches urgentes mais pas importantes à déléguer rapidement ou à automatiser ;
• Les tâches peu urgentes et peu importantes.

La méthode Pomodoro pour rester concentré

La méthode Pomodoro une excellente méthode pour lutter contre le multitâche. Vous programmez une session de 25 minutes pendant laquelle vous ne ferez qu’une seule chose en étant focus à 100%. Vous pouvez éventuellement réaliser plusieurs sous-tâches si elles sont liées. Enfin, vous pouvez vous accorder une pause de 5 minutes pour vaquer à vos occupations, puis revenir sur une nouvelle session de travail de 25 min, etc.