Comment bien organiser et gérer sa boîte mail ?

Vous vous sentez débordés ? Une bonne gestion des e-mails non lus est la première étape vers une meilleure organisation de votre boîte mail et de votre quotidien de freelance. 

Choisir les messages à traiter en priorité

Lorsque vous ouvrez votre boîte mail, repérez les messages que vous pouvez rapidement traiter et répondez-y en premier. Vous pourrez ainsi passer à autre chose plus rapidement.

Pour les mails restants, traitez-le par ordre d’urgence et d’importance. Vous pouvez pour ce faire créer des dossiers dédiés afin de mieux ranger vos emails et de les retrouver plus facilement ou alors classer vos emails de la façon suivante :

• Par expéditeur : en séparant les emails provenant de clients, prospects et autres sollicitations externes afin de vous y retrouver plus facilement parmi vos contacts.
• Par niveau d’urgence : vous pouvez créer des statuts selon le délai de réponse attendu ou votre propre système de classement (à traiter immédiatement, aujourd’hui, dans la semaine, dans le mois, etc.)

Se désabonner des mails inutiles

Pour désengorger votre boîte mail, vous pouvez vous désabonner des newsletters ou autres messages que vous ne lisez jamais. C’est un bon moyen de diminuer considérablement le nombre de messages non lus dans votre boite mail.

Regrouper vos boîtes mail

Si votre activité de freelance nécessite que vous possédiez plusieurs boîtes emails, la gestion de vos emails risque de se compliquer et de vous faire perdre pas mal de temps, en plus de risquez de manquer des emails importants.

Vous devriez donc rassembler toutes vos boîtes email sur un seul et même outil. Il en existe de nombreux comme Newton, Spark ou encore l’application Mail d’Apple.

Vous pouvez aussi lier vos boîtes email à des applications tierces comme Trello ou Evenote afin de créer automatiquement une tâche lorsque vous recevez un email d’un client.

Bloquer un créneau pour le traitement des mails

Consulter sa boîte email tout au long de la journée peut s’avérer totalement contre-productif. En effet, en interrompant constamment votre travail pour lire chaque email reçu (et potentiellement y répondre), il faudra plusieurs minutes à votre cerveau pour retourner pleinement à la tâche en cours. Il faut donc éviter de répondre à vos emails un par un au fil de vos notifications.

Au contraire, définissez des créneaux pour faire la gestion des e-mails et limitez la consultation de votre messagerie à 4 fois par jour. Vous pouvez par exemple consacrer une petite demi-heure chaque matin et chaque soir après votre travail à la lecture de vos emails, et potentiellement ajouter une session entre midi et deux.

Pensez également à désactiver les notifications d’arrivée des nouveaux messages et ne gardez que quelques alertes dédiées à l’arrivée de message importants.

Éviter les échanges trop longs

Pour ne pas perdre trop de temps dans la gestion de vos emails, vous pouvez limiter les échanges de mails interminables en appliquant ces quelques astuces :

• Utilisez les envois groupés uniquement lorsque c’est nécessaire, c’est-à-dire lorsque l’ensemble des interlocuteurs est intéressé par la réponse.
• Posez toutes les questions nécessaires ou donnez toutes les informations requises afin d’éviter des échanges supplémentaires sur un même sujet. Des phrases simple et efficace faciliteront la compréhension de vos demandes.

Utiliser les réponses automatiques

Vous souhaitez répondre le plus vite possible à vos prospects ou clients ? C’est tout à fait normal. Mais pour rester productif, vous devez vous accorder des délais de réponse raisonnable. Pour faire patienter vos contacts, vous pouvez programmer un email automatique pour leur indiquer que vous les contacter sous 24 ou 48 heures ? Précisez-leur que leur demande a bien été prise en compte et que tu vous apporterez une réponse dans les plus brefs délais.