La gestion administrative externalisée : un levier de performance

Si la gestion administrative d’une entreprise est essentielle, elle est aussi chronophage, réduisant le temps alloué à l’activité principale, génératrice de revenus. L’externalisation des tâches administratives se présente comme une solution intéressante pour économiser du temps et de l’argent, sous réserve d’une préparation minutieuse.

L’externalisation des travaux administratifs, une stratégie gagnante

• Elle bénéficie ainsi de services de qualité, exécutés rapidement et sans erreurs potentiellement coûteuses (sanctions, redressements…).
• Elle peut aussi concentrer ses ressources sur son propre métier et des fonctions plus génératrices de valeur ajoutée comme le développement et la commercialisation de produits et services, l’entretien des relations clients. Cette stratégie améliore son efficacité, sa productivité et sa rentabilité.
• Les avantages financiers sur le long terme sont également importants. Au lieu de recruter et rémunérer un salarié à temps plein, l’entreprise paie le prestataire externe pour les tâches effectivement accomplies. Elle s’épargne des investissements conséquents liés à l’acquisition d’équipements, à la formation, à la gestion d’employés supplémentaires.

Bon à savoir : de nombreuses entreprises se tournent vers un expert en portage salarial, avec l’avantage de se décharger de tout sur la société de portage :

• établissement des contrats,
• déclarations sociales et fiscales,
• paiement des salaires
• …

Les étapes clés pour réussir l’externalisation de sa gestion administrative

Pour tirer le meilleur parti de l’externalisation de sa gestion administrative, la première étape indispensable consiste à définir précisément les contours de la mission :

Contenu, résultats attendus, contraintes, calendrier… Ces détails doivent être formalisés dans un cahier des charges.

Vient ensuite la sélection du bon partenaire, en sollicitant son réseau, ou en s’adressant à une société spécialisée. Ce dernier doit justifier de toutes les ressources humaines et matérielles nécessaires, en plus de compétences techniques reconnues et d’une bonne compréhension des spécificités du secteur sur lequel œuvre son client.

Il est également essentiel qu’il ait la capacité à assurer la continuité des opérations en toutes circonstances. Ses références et les témoignages de ses clients, anciens ou actuels, sont d’une grande aide pour évaluer le professionnalisme et les performances d’un candidat.

La comparaison de plusieurs offres est recommandée. Le tarif n’est pas le seul critère à prendre en compte, il doit être mis en correspondance avec l’étendue et la qualité des prestations. Des prix trop bas par rapport à la moyenne du marché peut être synonyme de service médiocre, et de risques d’erreurs pénalisants.

Le cahier des charges sert de support au suivi des opérations et de l’atteinte des objectifs convenus.