Comment rédiger un compte rendu de mission ?

Qu’est-ce qu’un compte rendu de mission ?

Le compte rendu de mission est la synthèse de l’ensemble des travaux réalisés. Il précise :

• les actions menées ;
• les résultats obtenus ;
• les observations et constatations effectuées tout au long de la mission ;
• les conseils et recommandations du prestataire sur le thème abordé ;
• et éventuellement son avis d’expert si le client en fait la demande.

Le but de la production de ce document est d’informer le client sur :

• les sujets/critères pris en compte lors de la réalisation des travaux ;
• les études réalisées ;
• les informations et données collectées ;
• les conditions de travail ;
• les moyens déployés.

Tous ces éléments pourront servir de témoins pour la pertinence des préconisations et donneront au client des bases fiables pour la mise en œuvre des recommandations.

Le compte rendu de mission constitue à la fois un outil de travail et un outil d’aide à la décision pour le client. Ainsi, il est primordial de soigner son contenu et sa présentation.

À noter qu’à l’exception des études, ce document (en formant A4) n’excèdera pas une vingtaine de pages, et peut être accompagné d’annexes d’une dizaine de pages tout au plus.

Un rapport bien élaboré sera par ailleurs un moyen pour le prestataire de fidéliser son client et d’entretenir son image.

Que contient un compte rendu de mission ?

Le compte rendu de mission est avant tout une synthèse des travaux effectués par le prestataire.

Il comprendra plusieurs parties, dont :

• Les informations qui présentent l’entreprise ou l’organisme client ;
• Une présentation des objectifs de la mission, des observations et de la situation qui a conduit à procéder à l’intervention ainsi que les KPI/indicateurs clés qui aideront à apprécier la pertinence de vos travaux. Éventuellement, le prestataire pourra préciser son rôle s’il a travaillé en équipe ;
• Les démarches et plans d’action prévus et mis en œuvre pour la réalisation de la mission ;
• Des résumés des différents entretiens menés avec les thèmes soulevés, le nombre et les noms (et titres) des participants ainsi que la date et l’heure des entrevues ;
• Les résultats (données chiffrées et commentaires à l’appui) avec une comparaison par rapport aux objectifs fixés ;
• Les obstacles et les complications auxquels le prestataire a été confronté dans l’exécution de la mission ;
• Un bilan avec l’analyse (technique, financière, organisationnel, etc.) des situations rencontrées et étudiées pendant le projet ;
• Des recommandations (actions à mener, corrections à apporter, etc.) ;
• Le budget du projet.

Comment écrire un bon compte rendu de mission ?

Compte tenu de l’importance du rapport de mission aussi bien pour le client que pour l’image du prestataire, sa rédaction et sa présentation devront être parfaites.

Concernant le format, il est possible de produire un document imprimé, mais aujourd’hui, le format numérique (généralement en PDF) est à privilégier.

Son élaboration nécessitera une bonne organisation. Pour éviter de s’emmêler les pinceaux au moment de sa production, il est important de prendre quelques précautions.

Ainsi, dans la mesure du possible, il faudrait penser à mettre régulièrement de côté les éléments (données et informations notamment), qui seront utiles et qui devront y figurer.

En ce qui concerne la rédaction proprement dite, outre les termes techniques et le jargon appartenant aux secteurs d’activités et thèmes abordés, il est recommandé :

• d’utiliser un vocabulaire accessible à tous, surtout aux lecteurs ;
• d’éviter les tournures de phrases complexes.

Le document devra être bien structuré, suivant un plan pertinent. Le sommaire et la table des matières devront être bien organisés et le contenu doit s’y conformer.

Il faut veiller à ce que les images (photos, graphiques, tableaux, etc.) soient de bonne qualité et la mise en page bien aérée.

Il est également possible de prévoir une version interactive, qui rendra le compte rendu plus dynamique.

Si le client n’y voit aucun inconvénient, le prestataire pourra proposer une présentation de son rapport au cours d’une réunion. Ce qui laissera aux participants la possibilité de lui poser des questions sur le projet par exemple. De son côté, le prestataire aura une appréciation de son travail.