Comment rédiger un rapport de mission efficace ?

Définition rapport de mission

Lorsque la fin de sa prestation approche, un consultant dresse un bilan de ce qu’il a réalisé. Il regarde en arrière pour comparer la situation avant et après son intervention. Bien plus qu’une introspection, cette étape est exigée par le client. La convention signée en début de collaboration précise souvent que le prestataire doit rédiger un rapport de mission.

Le rapport de mission désigne un document de synthèse remis au client lorsqu’une prestation arrive à terme. Il récapitule toutes les actions entreprises et les changements apportés par le consultant. On peut donc l’assimiler à un compte-rendu.

Apprécier les résultats obtenus n’est pas évident surtout dans le cadre d’une prestation de service. Pour clôturer son intervention, le consultant établit un rapport de mission pour mettre en avant l’importance de sa mission. Il s’agit d’un outil qui matérialise la prestation effectuée.

Le rapport de mission est souvent présenté sous format numérique pour s’adapter à différents supports. Le client peut ainsi le consulter via un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Le consultant peut toutefois l’imprimer.

L’objectif du rapport de mission

Un rapport de mission résume les éléments essentiels du projet mené par le consultant. Il permet de rappeler toutes les étapes franchies depuis le début de la collaboration. C’est donc l’occasion de donner une visibilité aux tâches qui sont passées inaperçues. En effet, celles qui ont demandé beaucoup de temps et d’effort ne sont pas forcément quantifiables et vues par le client. À titre d’exemple, on peut citer les réunions d’information ou les séances de brainstorming. L’objectif consiste à renforcer l’impression positive laissée au client sur l’implication du consultant dans sa mission.

Le consultant peut également valoriser son expertise grâce à la rédaction du rapport de mission. Il expose ainsi les compétences et les méthodes qu’il a déployées pendant son intervention auprès du client. Ce dernier peut ainsi réaffirmer qu’il a fait le bon choix de prestataire.

Un rapport de mission permet aussi de mettre en place une collaboration sur le long terme. Le client peut mesurer la pertinence de l’intervention du consultant à travers le document établi. S’il est satisfait, une collaboration future pour un nouveau projet est envisageable. Le consultant peut également bénéficier d’une recommandation auprès des partenaires de son client. Un rapport de mission est donc rédigé dans une optique de fidélisation du client.

Comment rédiger un rapport de mission ?

Le consultant doit anticiper la rédaction d’un rapport de mission dès le début de la collaboration. Il est conseillé de prendre des notes pour préparer les éléments à mettre dans le document. Cela permet d’éviter l’oubli des éléments importants qui pourront valoriser la mission effectuée.

Pour retenir l’attention des lecteurs, le consultant doit déployer son esprit de synthèse. Il utilise des phrases claires et concises qui sont facilement compréhensibles. Ajouter des illustrations ou des liens dans le document est aussi recommandé.

Le document doit contenir quelques éléments de base :

• Une page de couverture ;
• Un résumé du document ;
• Une introduction présentant le contexte du projet et ses objectifs ;
• Un sommaire pour un document excédant 10 pages ;
• Un corps de documents avec les méthodes utilisées, les difficultés surmontées ;
• Une conclusion contenant une synthèse des résultats et des possibilités d’amélioration ;
• Une bibliographie.

Le consultant peut s’inspirer des modèles gratuits disponibles en ligne pendant la rédaction. Il est néanmoins plus professionnel d’apporter une touche de personnalisation au document :

• Intégrer une interview ;
• Citer des auteurs célèbres ;
• Porter intérêt sur les prochains projets du client ;

Après la rédaction du document de synthèse, le consultant doit tenir une réunion de fin de projet. Les grandes lignes du rapport peuvent alors être discutées avec les principaux acteurs de la mission.