Extrait de Kbis

Qu’est-ce qu’un extrait K ou Kbis ?

Cette règle s’applique, que l’entité nouvellement créée soit française ou une succursale d’une société étrangère, et quelle que soit sa forme juridique : entreprise individuelle, SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC), Société Civile Professionnelle d’avocat (SCP d’avocats), etc…

Seuls les Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée (EIRL) et les agents commerciaux échappent à cette obligation, car ils doivent être enregistrés au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC).

Le Kbis est une pièce attestant de l’identité d’une société. C’est la preuve de son existence juridique.

Les possibilités de changement de certaines de ces informations au cours de la vie de l’entreprise expliquent que les demandeurs réclament un extrait Kbis de moins de 3 mois.

Souvent, l’extrait Kbis est demandé lors des échanges professionnels comme les réponses aux appels d’offres, les relations bancaires…

A quoi sert un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est la preuve de l’inscription de la société auprès du RCS. Il est fréquemment requis lors des échanges avec la banque dans le cadre professionnel et pour les candidatures aux appels d’offres publics. Pour être valide, il est nécessaire de présenter un extrait Kbis de moins de 3 mois.

Même si certains sites peuvent également fournir ces informations, l’extrait Kbis délivré par Infogreffe ou le greffe est le seul valable sur le plan administratif.

Il est par exemple réclamé lors :

• D’achats d’équipements professionnels chez un fournisseur ;
• De l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ;
• D’une postulation à un appel d’offres public dérivant d’un établissement privé ou public.

Quelles sont les informations mentionnés dans un extrait Kbis ?

Ayant vocation à renseigner les tiers concernant une entreprise et son activité, l’extrait Kbis affiche toutes les informations essentielles sur la société, notamment celles mentionnées dans le RCS.

• Raison sociale, nom commercial, sigle, enseigne,
• Numéro d’identification (ex-numéro Siren),
• Code NAF (Nomenclature d’Activité Française) attribué par l’INSEE (ou code APE)
• Forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…),
• Adresses physiques du siège et du principal établissement et des éventuels établissements secondaires situés dans l’Union européenne (UE) ou dans l’Espace économique européen (EEE),
• Date de constitution et durée d’existence de l’entreprise,
• Montant du capital social,
• Activité détaillée,
• Nom de domaine du ou des sites web de la société,
• Informations complètes (nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité et adresse physique) relatives aux principaux dirigeants, administrateurs et commissaires aux comptes,
• Référence des autorisations obligatoires dans le cas d’une profession réglementée (par exemple une copie de l’autorisation préfectorale),
• Nom du greffier du tribunal de commerce signataire du document.

Figurent également sur l’extrait Kbis les décisions du tribunal de commerce si la société a fait l’objet de procédures collectives : liquidations judiciaires, redressements et sauvegardes.

Par ailleurs, la signature du greffier du tribunal compétent sur le document est indispensable à sa validité.

Comment faire une demande d’extrait de Kbis ?

Dans tous les cas, la requête s’effectue :

• Soit au moyen du numéro SIREN de l’organisme ;
• Soit par son nom, son sigle ou sa raison sociale.

Le document réclamé est authentifié et émis par le greffier. La date de dépôt de la demande sert de référence pour le délai d’obtention de l’extrait Kbis. Ce dernier est obtenu, en général, 4 à 8 jours après. Toutefois, cette durée dépend de la charge de travail au sein du tribunal. la procédure prévue peut être suivie sur internet, sur le site d’Infogreffe

Etant requis pour le déblocage des fonds, il est préférable d’effectuer sa demande de Kbis au plus tôt.

Pour réaliser une requête d’extrait Kbis en ligne, il faut procéder à l’identification de la société en question. Pour ce faire, indiquez dans la barre de recherche sa raison sociale ou son numéro SIREN. Ensuite, il convient de choisir l’établissement, se rendre sur l’onglet Extrait Kbis et sélectionner le canal de délivrance :

• Courrier de la Poste ;
• Téléchargement ;
• E-mail.

Pour recevoir un extrait Kbis de manière périodique, le demandeur doit cocher :

• La case « courrier » ;
• La durée pendant laquelle on souhaite obtenir le document (24 mois maximum) ;
• La fréquence de l’envoi.
• Les fiches seront expédiées à l’adresse du demandeur. Néanmoins, ce dernier peut aussi indiquer un autre domicile.

En quelques instants, le document est disponible au téléchargement ou transmis par courrier électronique.

Qui peut obtenir le Kbis d’une entreprise ?

Toute personne a le droit de demander l’extrait Kbis d’une société commerciale inscrite au RCS, car il s’agit d’un document public.

Le demandeur peut être le chef d’entreprise lui-même, pour :

• prouver son existence légale auprès de ses partenaires commerciaux, des entités administratives
• pour participer à un appel d’offres public ou privé, etc. ;
• ouvrir un compte au nom de la société ou effectuer des transactions financières ;
• acheter du matériel professionnel.

Depuis 2019, les chefs d’entreprise peuvent se procurer leur extrait Kbis gratuitement et de manière illimitée sur le site Infogreffe.fr, qui rassemble tous les greffes des tribunaux de commerce français. Ce portail met les informations enregistrées au registre du commerce et des sociétés (RCS) à la disposition du public.

Mais un tiers a également la possibilité de réclamer ce document pour toute entreprise immatriculée en France.

Quel est le prix d’un extrait K ou Kbis ?

Avec le développement de la technologie, le Kbis numérique est désormais accessible en plus de sa version papier.

Les frais pour obtenir l’extrait Kbis en version papier varient en fonction du greffe. Lors de son immatriculation, le dirigeant reçoit 4 exemplaires.

Par la suite, 2,96€ euros sont requis pour un Kbis demandé auprès du greffe. Pour un envoi par courrier, le coût est de 3,96€. Dernièrement, la mise à disposition par courrier électronique vaut 3,70€.

Que se passe-t-il si un professionnel n’a pas d’extrait Kbis ?

La surveillance du RCS est attribuée à l’URSSAF. Communément, toutes les entreprises commerciales doivent y être inscrites. Et donc, elles nécessitent de disposer d’un extrait Kbis.

Pour les établissements qui n’en ont pas, les sanctions sont conséquentes. Des astreintes sont à acquitter jusqu’au règlement de la situation. Il est possible que l’entreprise soit soumise à la vigilance d’un juge dédié afin qu’elle soit correctement immatriculée.

L’omission volontaire d’enregistrement au RCS est considérée comme une dissimulation d’activité. Remarquée dans la plupart des cas durant une vérification de l’URSSAF, cette violation de la loi est passible de :

• Pénalités administratives assorties d’une amende pouvant aller jusqu’à 225 000 euros pour les personnes morales ;
• 45 000 euros d’amende et jusqu’à 3 ans d’incarcération pour les personnes physiques.

Pour éviter de telles peines, il convient d’immatriculer son entreprise au RCS, et ce :

• Dans les 15 jours suivant sa mise en place au plus tard ;
• 30 jours avant son lancement au plus tôt.

Pour procéder à l’enregistrement, deux options s’offrent aux intéressés :

• Passer par le greffe du tribunal de commerce ;
• Faire appel au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI).